経理の外注は、相談、今の業務の聞き取り、契約、会計ソフトの設定と手順書づくり、最初の月次決算の5つの段階で始まります。最初の月は、外注先が手順書のとおりに作業できるかを社内と一緒に確かめる月になります。社内で用意するものは、今の経理の業務の一覧、会計ソフトと口座の情報、顧問税理士との分担の決まりです。
当社が経理の相談を受けると、「頼むと決めてから、何をすれば始まるのか分からない」という声を聞きます。
経理の外注はどんな順番で始まるか？
相談、今の業務の聞き取り、契約、会計ソフトの設定と手順書づくり、最初の月次決算の順に進みます。
- 相談：今困っている作業と、外に出したい範囲を伝えます
- 聞き取り：毎月の作業の順番、使っているソフト、取引先ごとの処理を外注先が聞き取ります
- 契約：任せる業務、月次決算の期日、社内から書類を出す期日を決めて契約します
- 設定と手順書：会計ソフトと口座の連携、書類の出し方、作業の手順書を整えます
- 最初の月次決算：手順書のとおりに1か月分を締め、試算表を受け取ります
当社の場合、契約の後のキックオフと聞き取りは会社に伺って行い、日々の作業はオンラインで進めます。
相談の前に社内で用意するものは？
今の経理の作業の一覧と、外に出したい作業と社内に残したい作業の区別があれば、相談で話が早く進みます。
一覧は、書類の回収、記帳、請求書の発行、支払い、給与計算、月次の締めのように作業の名前を並べ、それぞれを今誰がやっているかを書いたもので足ります。困っている作業が1つだけでも、その作業から相談できます。経理の作業の種類は経理担当の仕事内容で取り上げています。外注先を比べる時の点は経理代行の選び方 料金の前に比べる5つの点で説明しています。
聞き取りでは何を聞かれるか？
毎月の作業の順番と期日、使っている会計ソフトと銀行口座、取引先ごとの例外の処理、顧問税理士との分担を聞かれます。
今の担当者がいる場合は、担当者に同席してもらうと、書類に残っていない作業まで聞き取れます。前の月の試算表、通帳とカードの明細、請求書と支払いの控えを手元に用意しておくと、例外の処理を実際の取引で確かめられます。今の担当者が辞める前に外注へ移す時の進め方は経理の引き継ぎ 期間の目安と、引継書に書く4つの項目で説明しています。
会計ソフトの設定と手順書づくりでは何をするか？
会計ソフトと銀行口座・カードの連携、勘定科目の使い方の決まり、書類を出す場所と期日、毎月の作業の手順書を整えます。
今の会計ソフトを使い続けるか、明細を自動で取り込めるクラウドの会計ソフトに替えるかもこの段階で決めます。顧問税理士が使っているソフトと合わせる必要があれば、税理士にも確かめます。社員には、領収書や請求書をどこにいつまでに出すかを知らせます。
最初の月次決算で確かめることは？
決めた期日に試算表が出たか、社内から書類が期日どおりに出たか、手順書に足りない作業がなかったかを確かめます。
最初の月は、手順書に書かれていない取引や、期日に間に合わなかった書類が見つかります。その月のうちに手順書と期日を直し、2か月目から同じ流れで回します。外注の形の違いは経理のアウトソーシング、任せる範囲の違いは経理BPOとはで取り上げています。
経理のご相談
当社の経理代行（経理BPO）は、会計ソフトの設定と手順書の作成から始め、記帳、月次決算、請求書の発行データと支払データの作成、給与計算を月額でお受けするサービスです。決算と申告は今の税理士にそのままお任せいただけます。サービスの内容は経理代行（経理BPO）のページで紹介しています。
