経理担当の仕事は、会社のお金の出入りを記録し、毎月の数字をまとめ、年に1回の決算と税金の申告に備えることです。少人数の会社では、1人の担当者がこの全部を受け持っていることが多くあります。
経理の業務は、毎日、毎月、毎年の3つの周期に分けると整理できます。周期ごとに中身を分けておくと、担当者が休んだ時や辞めた時に、どの仕事が止まるかが分かり、外部に任せる範囲も決めやすくなります。
要点
- 毎日の業務は、入出金の記録と、レシートや請求書の整理です
- 毎月の業務は、請求・支払い・給与と、月次の締めです
- 毎年の業務は、決算の準備と、税理士への資料の受け渡しです
毎日の業務
毎日の業務の中心は、記帳です。通帳の入出金、法人カードの利用、現金で払ったレシートを、会計ソフトに入力します。銀行の口座やカードを会計ソフトとつないでいれば、明細は自動で取り込まれ、担当者は勘定科目を確かめて登録します。
あわせて、受け取った請求書と領収書を保管します。電子帳簿保存法で、メールやWebで受け取った請求書は、紙に印刷せずデータのまま保存することになっています。どこに保存するかを決めておかないと、決算の時に書類を探す時間が増えます。
毎月の業務
毎月の業務は、請求、支払い、給与の計算と、月次の締めです。月末には取引先へ請求書を出し、入金の予定日に入金があったかを確かめます。支払いの側では、届いた請求書から支払予定表を作り、期日までに振り込みます。給与は勤怠をもとに計算し、社会保険料と源泉所得税を差し引いて支払います。
月の取引を入力し終えたら、月次の締めをします。売掛金と買掛金の残り、預金の残高が帳簿と合っているかを確かめ、試算表を出します。試算表は、その月の売上、費用、利益と、月末の資産と借入の残りをまとめた表で、経営者が今月の数字を確かめるために使います。締めが遅れる会社の原因は月次の締めが遅れる会社で決まっていない3つのことで説明しています。
毎年の業務
年に1回、決算の準備をします。在庫の数を数え、減価償却を計算し、未払いの費用や前払いの費用を整理して、1年分の帳簿を締めます。決算書と税金の申告書は、多くの中小企業で顧問の税理士が作ります。経理担当は、税理士が作業できるように、帳簿と書類をそろえて渡します。
年末調整、償却資産の申告、法定調書の提出のように、決まった時期に来る作業もあります。毎年同じ時期に来るので、前の年に何をしたかを記録しておくと、次の年の準備が早く済みます。
外部に任せられる範囲
記帳、支払予定表と振込データの準備、請求書の発行、入金の確認、月次の締めと試算表の作成は、外部に任せられる業務です。手順が決まっていて、会社ごとの判断が少ないためです。担当者が1人の会社では、これらを外部に任せておくと、担当者が辞めても毎月の数字が止まりません。担当者が1人の会社で止まる仕事は経理担当が1人の会社で、その人が辞めた時に止まる仕事で説明しています。
一方で、支払いを承認する、どの取引先にいつ払うかを決める、試算表を見て借入や投資を判断する、といった判断は社内に残します。外部に任せるのは作業で、お金を動かす決定は経営者が持ちます。
任せる前に決めておくこと
外部に任せる前に、今の担当者がどの業務をどの順番でしているかを書き出します。担当者の頭の中にしか無い手順は、引き継ぎの時に抜けやすいからです。通帳、カード、会計ソフト、取引先の一覧の受け渡しの方法も、先に決めておきます。
会計ソフトで減らせる作業
クラウドの会計ソフトに、銀行の口座、法人カード、請求書を発行する仕組みをつなぐと、明細が自動で取り込まれます。担当者が1件ずつ打ち込んでいた作業が、取り込まれた明細の勘定科目を確かめる作業に変わります。
取り込みが始まっても、確かめる作業は残ります。同じ取引先への支払いでも、仕入れと経費で勘定科目が変わることがあり、自動の候補が合っているかは人が見ます。現金で払ったレシートや、口座を通らない取引は取り込まれないので、手で入力します。
会計ソフトは、最初に決めた勘定科目のルールで明細を振り分けます。ルールを決めずに使い始めると、同じ費用が月ごとに違う科目に入り、試算表を見比べにくくなります。使い始める時に、よく使う取引先と科目の組み合わせを決めて表にしておくと、担当者が替わっても同じ科目で入力できます。決めた組み合わせを税理士にも見てもらうと、決算の時に科目を直す手間が減ります。新しい取引先が増えた時は、その都度表に1行足します。
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