事務BPOとは、経理、総務、営業事務といった会社の事務の仕事を、手順ごと外部の会社に任せることです。BPOは「Business Process Outsourcing」の略です。作業を1つずつ頼むのではなく、仕事の流れごと任せ、外部の会社が手順を作って管理する点に特徴があります。
この記事の要点
- 任せやすいのは、手順が決まっていて、毎月同じように繰り返す仕事です
- 社内に残すのは、お金を動かす承認と、取引先や社員との判断が要る仕事です
- 始める時は、毎月の数字に関わる経理から始める会社が多くあります
事務BPOで任せられる仕事
事務BPOの対象になる仕事は、大きく次の3つに分けられます。
1つ目は、経理です。記帳、支払いと請求の準備、入金の確認、月次の締めと試算表の作成です。経理を外部に任せる場合の詳しい話は経理BPOとはで説明しています。
2つ目は、総務と人事の事務です。勤怠の集計、給与計算、入社と退社の書類の準備、備品の管理などです。社会保険の書類の作成と提出の代行は社会保険労務士の仕事なので、BPOの会社が提携する社労士と分担することがあります。
3つ目は、営業事務です。見積書や請求書の作成、受注の入力、問い合わせの一次対応などです。
任せやすい仕事と、社内に残す仕事
外部に任せやすいのは、手順が決まっていて、毎月同じように繰り返す仕事です。記帳、給与計算、請求書の発行は、決まりさえ作れば、誰がやっても同じ結果になります。
社内に残すのは、次のような仕事です。
1つ目は、お金を動かす承認です。振込のデータを外部が準備しても、払ってよいかを決めて承認するのは会社です。
2つ目は、取引先や社員との判断が要る仕事です。値引きの判断、支払いの時期の交渉、社員の評価や処遇などは、会社の事情を知っている人が決めます。
3つ目は、数字を使った経営の判断です。外部から届いた試算表や給与の集計を見て、次の手を決めるのは社長です。
どこから始めるか
事務の仕事をまとめて全部外部に任せようとすると、引き継ぎに時間がかかり、どの仕事で問題が起きているのかも見えにくくなります。1つの仕事から始めて、毎月決まった日に終わるようになってから任せる仕事を増やす方が、社内の負担は少なく済みます。
最初の1つに経理を選ぶ会社が多いのは、経理が毎月の数字に関わり、遅れると資金繰りや銀行との話に影響するからです。経理の担当者が1人しかいない会社では、その人が辞めると支払いや請求まで止まることがあります。何が止まるかは経理担当が1人の会社で、その人が辞めた時に止まる仕事で説明しています。経理を任せて毎月の締めが決まった日に終わるようになった後は、給与計算や請求書の発行のように、経理とつながっている仕事を順に任せる会社が多くあります。勤怠の集計が終わらないと給与が計算できず、給与が決まらないと経理も締められません。つながった仕事を同じ外部の会社にまとめると、会社と外部の間のやり取りが減ります。
反対に、営業事務のように取引先とのやり取りが多い仕事は、外部に任せると取引先との連絡が遅れることがあるので、慎重に考えます。
任せる前に決めておくこと
事務BPOでうまくいかない原因の多くは、任せる範囲、書類や情報の出し方、期日を決めずに始めることです。外部の会社は、会社から届いた情報でしか仕事ができません。勤怠のデータが届かなければ給与は計算できず、領収書が届かなければ経理は締められません。
任せる前に、どの仕事を、どこまで、いつまでに任せるかを言葉で決めておきます。うまくいかない時に起きることは「経理のアウトソーシングはやめとけ」と言われる理由で説明しています。
事務BPOと人材派遣の違い
事務の人手が足りない時、事務BPOと並んで考えるのが人材派遣です。2つの違いは、誰が仕事のやり方を決め、誰が結果に責任を持つかにあります。
人材派遣は、派遣会社から来た人が、受け入れる会社の指示を受けて働く形です。仕事の手順を決めるのも、毎日の指示を出すのも、受け入れる会社です。社内の手順がすでに決まっていて、作業をする人だけが足りない時に向いています。
事務BPOは、仕事の流れごと外部の会社に任せ、手順の作成と管理も外部の会社が受け持つ形です。会社は、どの仕事を、どこまで、いつまでに終えるかを決めて、結果を受け取ります。社内に手順が無く、人が替わるたびに仕事が止まっている会社には、手順から作る事務BPOの方が合うことがあります。
どちらを選んでも、お金を動かす承認と、数字を使った判断は社内に残ります。
経理のご相談
当社が提供しているのは、事務の中でも経理の仕事を引き受ける経理BPOです。記帳から月次の締めまでを決まった手順で引き受け、翌月の第10営業日までに試算表をお渡しします。給与計算や総務の事務は、当社のサービスの範囲外です。経理の引き継ぎを先に整えたい場合は、今の状況を伺います。サービスの内容は経理BPOのページで紹介しています。
