月次の締めが遅れる会社で決まっていない3つのこと

月が替わってから試算表ができるまでに、1か月以上かかる会社があります。その間に次の月が終わり、試算表を見る頃には、数字が2か月前のものになっています。これでは、数字を見て手を打つには遅すぎます。

この記事では、月次の締めが遅れる会社で決まっていないことを3つに分けて説明します。

この記事の要点

1. 書類の置き場所が決まっていない

締めが遅れる会社で最も多いのは、書類を集める段階で止まることです。領収書は社長の財布に、請求書はメールに、通帳は金庫に、と散らばっていると、経理の担当者は月が替わってから書類を探して回ることになります。社員の立て替えの精算が遅れれば、その分の書類も届きません。

書類の置き場所が1か所に決まっていて、届いた時点でそこに入る会社では、月末に探す作業がありません。紙の書類は写真に撮ってすぐ保存する、メールで届く請求書は決まったフォルダに入れる、といった決まりがあるかどうかで、締めの早さが変わります。

銀行口座や法人カードの取引を会計ソフトにつながず、1件ずつ手で入力している会社では、月末から入力が始まります。取引の数が多いほど、入力だけで日数がかかります。

反対に、税理士事務所にまとめて書類を送って入力を任せている会社では、事務所の作業の順番を待つことになります。事務所が忙しい時期は、試算表が届くまでの日数が長くなります。

口座とカードを会計ソフトにつなぎ、明細を毎日取り込んで仕訳を作る形にすると、月末に残る作業は確認と、つなげない取引の入力だけになります。自動の仕訳を使う時のルールの決め方はAIで経理を自動にする前に決める、仕訳のルールで説明しています。

書類がそろい、仕訳が入っても、何をどの順番で確かめれば締まるかが決まっていないと、担当者は毎月、手探りで作業します。銀行の残高と帳簿の残高を合わせる、売掛金の入金を確かめる、未払いの経費を計上する、といった作業の順番と期限が決まっていれば、誰が担当しても同じ日数で締められます。

経理の担当者が1人しかいない会社では、締めの順番がその人の頭の中にしか無いことが多くあります。担当者が辞めた時に止まる仕事は経理担当が1人の会社で、その人が辞めた時に止まる仕事で説明しています。

月が替わってすぐに試算表ができる会社では、先月の売上と利益を見て、今月のうちに手を打てます。金融機関に融資を相談する時も、直近の試算表をすぐに出せます。銀行が試算表を見る理由は月次の数字を見ていない会社が、銀行で困ることで説明しています。

当社の経理BPOは、書類の集め方から締めの順番までを決め、翌月の第10営業日までに試算表をお渡しします。サービスの内容は経理BPOのページで紹介しています。