経理を外注する時は、秘密保持の契約、銀行口座やカードの権限を明細の閲覧だけにすること、担当者ごとのアカウント、書類の受け渡しの方法、契約を終える時のデータの扱いの5つを、情報を渡す前に確かめます。経理の外注では、口座の明細、取引先との金額、社員の給与と住所を外部の会社に預けることになるためです。
当社が経理の相談を受けると、「外に出すと、会社のお金の情報が漏れないか心配」という声を聞きます。
秘密保持の契約では何を確かめるか？
秘密にする情報の範囲、外注先の社員と再委託先にも同じ義務を負わせるか、契約が終わった後も義務が続くかを確かめます。
経理で預ける情報には、取引先との契約の金額、社員の給与や口座、社長個人の立替経費まで入ります。業務委託契約の中に秘密保持の条項があるか、別に秘密保持の契約を結ぶかを確かめ、外注先がさらに別の会社に作業を出す場合（再委託）の扱いも契約に書いてもらいます。
銀行口座やカードの権限はどう渡すか？
振込や支払いの操作ができない、明細を見るだけの権限で渡します。
ネットバンキングの多くは、利用者ごとに「照会のみ」「振込データの作成まで」のように権限を分けられます。外注先には明細の照会や振込データの作成までの権限を渡し、振込の承認と実行は社長の権限に残します。会計ソフトと口座の連携も、明細を取り込むだけの設定で行います。権限の分け方は、取引のある銀行の画面で確かめられます。振込データの作成を任せて承認を社長に残す分け方は支払業務の代行 振込データの作成は任せ、承認は社長に残すで説明しています。
アカウントは誰の名前で作るか？
会計ソフトやネットバンキングのアカウントは、外注先の担当者ごとに作り、社長のIDとパスワードを共有しません。
1つのIDを複数の人で使うと、誰がいつ何を操作したかが記録に残りません。担当者ごとにアカウントを作ると、操作の記録が人ごとに残り、担当者が代わった時もその人のアカウントを止めるだけで済みます。会計ソフトの利用者の追加は、管理者の権限を持つ社長が行います。
書類はどうやって受け渡すか？
アクセスできる人を決めた共有フォルダか、外注先が用意した受け渡しの仕組みを使い、メールへの添付は減らします。
給与明細や社員の住所が入った書類をメールに添付すると、送り先の誤りがそのまま漏洩になります。共有フォルダは、見られる人を社内の担当者と外注先の担当者に限り、リンクを知っている人なら誰でも開ける設定にはしません。紙の書類を郵送する場合は、追跡できる方法で送ります。
契約を終える時のデータはどうなるか？
外注先が持っている書類とデータを返してもらうか消してもらうか、手順書や帳簿のデータを会社が受け取れるかを、契約の前に確かめます。
契約を終えた後に、外注先のアカウントが会計ソフトや口座に残っていると、情報を見られる状態が続きます。契約を終える日に、外注先の担当者のアカウントを止め、共有フォルダの権限を外します。帳簿のデータは会社の会計ソフトに残る形にしておくと、外注先を替えても過去の数字を使えます。外注の形の違いは経理のアウトソーシング、任せる範囲の違いは経理BPOとはで取り上げています。
経理のご相談
当社の経理代行（経理BPO）は、記帳、月次決算、請求書の発行データと支払データの作成、給与計算を月額でお受けするサービスです。振込の承認と実行は社長に残していただき、決算と申告は今の税理士にそのままお任せいただけます。情報の受け渡しの方法と権限の分け方は、ご契約の前にご説明します。サービスの内容は経理代行（経理BPO）のページで紹介しています。
