支払業務の代行では、届いた請求書の確認、支払予定の一覧の作成、ネットバンキングに取り込む振込データの作成を任せます。振込の承認と実行は社長に残し、データを作る人と承認する人を分けます。社長は、支払いの一覧と振込データを見て承認するだけになります。
当社が経理の相談を受けると、「支払日の前に請求書をそろえて、1件ずつ振込を入力する作業に時間がかかる」という声を聞きます。
支払業務の代行で何を任せられるか？
取引先から届いた請求書の受け取りと確認、支払予定の一覧の作成、振込データの作成、支払いの記帳を任せられます。
- 請求書の確認：金額、支払期日、振込先が、注文や契約と合っているかを確かめます
- 支払予定の一覧：支払日ごとに、取引先、金額、振込先をまとめます
- 振込データの作成：ネットバンキングに取り込める形式のデータを作ります
- 支払いの記帳：振込が終わった後に、買掛金や未払金を消し込みます
請求書を受け取る先を代行の会社と共有するメールアドレスや共有フォルダにすると、社内で請求書を回す作業もなくなります。社員が立て替えた経費の精算は経費精算の代行 社員の立替経費を月ごとに締める流れで説明しています。
振込の承認と実行を社長に残すのはなぜか？
お金を動かす操作をデータを作る人と分けると、金額や振込先の誤りに振り込む前に気づけるためです。
振込データを作る人と承認する人が同じだと、誤りや不正があっても、振り込む前に止める人がいません。代行の会社にはネットバンキングの振込の権限を渡さず、データを作るところまでを任せます。社長は支払予定の一覧で金額と取引先を確かめ、承認して振り込みます。初めての振込先や、振込先が変わった取引先は、一覧の中で分かるように印を付けてもらいます。
支払日はどう決めるか？
月末払いや翌月10日払いのように支払日を月1回か2回にまとめ、それ以外の日の振込を減らします。
取引先ごとに支払日がばらばらだと、社長が承認する回数が増え、資金繰りの見通しも立てにくくなります。支払日をまとめ、請求書を受け取る締め日を支払日の数営業日前に決めると、代行の会社が一覧とデータを作る時間を取れます。締め日の決め方は月締めとはで取り上げています。
代行に頼む時に何を渡すか？
取引先ごとの振込先と支払条件の一覧、請求書の受け取り先、ネットバンキングの明細を見る権限、承認の手順を渡します。
振込先の一覧は、取引先の名前、銀行、支店、口座番号、支払日をまとめたものです。振込先の変更の連絡が取引先から届いた時は、電話など別の方法で取引先に確かめてから一覧を直す、という決まりも手順書に入れます。支払いを含めた月次の締めの流れは月次の締めが遅れる会社で決まっていない3つのことにあります。
支払業務のご相談
当社の経理代行（経理BPO）は、支払データと請求書の発行データの作成に加えて、記帳、月次決算、給与計算を月額でお受けするサービスです。振込の承認と実行は社長に残していただき、決算と申告は今の税理士にそのままお任せいただけます。サービスの内容は経理代行（経理BPO）のページで紹介しています。
