請求書の発行を代行に頼む時は、締め日と発行日、請求の元になる売上の情報を誰がいつ渡すか、インボイスの記載事項、送る方法と送る人の4つを先に決めます。請求書の作成を外に出しても、どの取引をいくらで請求するかを確かめる作業は社内に残ります。
当社が経理の相談を受けると、「月末に請求書を作る作業で、社長の1日がつぶれる」という声を聞きます。
請求書の発行を代行に頼むと何を任せられるか？
売上の情報をもとにした請求書のデータの作成、取引先ごとの宛名と支払期日の管理、発行した請求書と売掛金の記帳を任せられます。
取引先ごとに請求書の形式や送り先の指定がある場合も、手順書にまとめておけば毎月同じ形で作れます。請求書を作った会社がそのまま売掛金を記帳すると、入金の確認（消込）までを1つの流れで行えます。請求から入金までの作業の流れは経理担当の仕事内容で取り上げています。消込の流れは入金消込とはで説明しています。
締め日と発行日はどう決めるか？
取引先ごとの締め日を一覧にし、締め日から何営業日以内に請求書を出すかを決めます。
月末締めの取引先と20日締めの取引先が混ざっている会社では、請求書を作る日が月に2回以上あります。取引先ごとの締め日、支払期日、請求書の送り先を1つの表にまとめ、代行の会社と同じ表を見て作業します。締め日を決めていない会社で起きることは月締めとはにあります。
請求の元になる売上の情報は誰がいつ渡すか？
納品や作業が終わった記録を、営業や現場の担当者が締め日の翌日までに渡す形にします。
代行の会社は、社内から届いた売上の情報をもとに請求書を作ります。納品書、作業の完了報告、見積書と注文書のどれを請求の元にするかを取引先ごとに決め、共有フォルダや販売管理のシステムから代行の会社が取れるようにしておきます。値引きや追加の作業があった月は、その内容を売上の情報と一緒に伝えます。
インボイスの記載事項は何を入れるか？
適格請求書（インボイス）には、国税庁が定める6つの事項を入れます。
- 発行する会社の名称と登録番号
- 取引の年月日
- 取引の内容（軽減税率の対象であれば、その旨）
- 税率ごとに分けて合計した金額と、適用する税率
- 税率ごとに分けた消費税の額
- 請求書を受け取る取引先の名称
請求書のひな形を最初に作る時に、6つが入っているかを代行の会社と一緒に確かめます。ひな形が決まれば、毎月の作業で記載事項が抜けることはなくなります。
請求書は誰がどうやって送るか？
メール、郵送、請求書の発行サービスのどれで送るかと、送る作業を社内と代行の会社のどちらが行うかを、契約で決めます。
代行の会社が作った請求書を社長が見て承認し、社内から送る形にすると、取引先には今までと同じ送り主から届きます。請求書の発行サービスを使う場合は、承認した請求書をそのままメールで送れます。郵送の取引先が残っている場合は、印刷と発送を誰が行うかも決めます。
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