給与計算の外注では、勤怠の集計、給与と控除の計算、給与明細の作成、給与の振込データの作成を任せられます。社会保険・労働保険の届出は社会保険労務士（社労士）に、年末調整は税理士に残し、勤怠の締めと振込の承認は社内に残します。毎月同じ手順で行う計算と書類づくりを外に出し、判断と承認を社内に残す分け方です。
当社が経理の相談を受けると、「給与計算の時期だけ社長の手が止まる」という声をよく聞きます。
給与計算の外注で何を頼めるか？
勤怠の集計、総支給額と控除の計算、給与明細の作成、ネットバンキングに取り込む振込データの作成を頼めます。
- 勤怠の集計：タイムカードや勤怠のシステムから、出勤日数、残業時間、休日出勤を従業員ごとに集計します
- 総支給額と控除の計算：基本給と手当に残業代を足し、社会保険料、源泉所得税、住民税を差し引きます
- 給与明細と振込データ：従業員ごとの明細を作り、振込先と金額のデータを用意します
計算した給与は、そのまま記帳と月次決算にもつながります。記帳と給与計算を同じ会社に頼むと、給与の仕訳を別の担当者に伝え直す作業がなくなります。
社内に残る作業は何か？
勤怠の締めと承認、入社・退職・昇給の連絡、給与の振込の承認と実行は、社内に残ります。
残業時間が正しいかを確かめて勤怠を締めるのは、従業員の働き方を見ている社長や現場の責任者です。入社、退職、昇給、手当の変更があった月は、締め日までに外注先へ伝えます。振込は、外注先が作ったデータを社長が見て承認してから実行します。お金を動かす承認を社内に残すと、計算の誤りに支払いの前に気づけます。
社労士と税理士にはどう分けるか？
社会保険・労働保険の届出の書類作成と提出は社労士に、年末調整は税理士に頼む分け方になります。
入社と退職の時の資格取得・喪失の届出、毎年の算定基礎届、労働保険の年度更新は、社労士の業務です。当社が給与計算を受ける場合も、届出は社労士にお任せいただき、当社は届出に使う資料の準備までを受けます。年末調整は、1年分の給与と源泉所得税をもとに税理士が行います。給与計算の外注先は、そのために1年分の給与のデータを決まった形で税理士に渡します。
外注する時に先に渡す情報は？
従業員ごとの基本給と手当、通勤手当、扶養の人数、住民税の税額、勤怠の締め日と給与の支払日を最初に渡します。
住民税の税額は、毎年5月ごろに市区町村から届く特別徴収税額の通知書に書かれています。前の担当者が使っていた給与計算のファイルやソフトがあれば、過去3か月分ほどの明細もあわせて渡すと、外注先が計算を合わせて確かめられます。従業員の住所や口座の情報を渡すので、受け渡しの方法と、外注先で情報を見る担当者の範囲も先に確かめます。給与や口座の情報を渡す時の権限と受け渡しは経理を外注する時、会社のお金の情報を渡す前に確かめることで説明しています。
給与計算を外注すると何が変わるか？
毎月の計算と見直しの作業が社長や経理の担当者の手から離れ、社内には勤怠を締めて承認する作業が残ります。
社内で給与計算をしていると、担当者は全員の給与の額を毎月見ることになります。外注すると、社内で給与の額を知る人を社長と承認する人だけにできます。給与計算を含む経理の業務のどこまでを外に出せるかは経理担当の仕事内容、事務の仕事全体の分け方は事務BPOとはで取り上げています。
給与計算のご相談
当社の経理代行（経理BPO）は、給与計算と勤怠の集計に加えて、記帳、月次決算、請求書の発行データと支払データの作成を月額でお受けするサービスです。届出は今の社労士に、年末調整と申告は今の税理士にそのままお任せいただけます。サービスの内容は経理代行（経理BPO）のページで紹介しています。
