経費精算の代行では、社員が立て替えた経費の領収書の確認、社員ごとの精算額の集計、振込データの作成、記帳を任せます。精算は月ごとに締め日を決め、締め日までに出た領収書を翌月の決まった日にまとめて払う形にします。経費を使ってよいかの承認と、精算額の振込は社内に残ります。
当社が経理の相談を受けると、「社員の領収書が月末にばらばらに届き、精算が毎月遅れる」という声を聞きます。
経費精算の代行で何を任せられるか？
領収書と申請の内容が合っているかの確認、社員ごとの精算額の集計、精算の振込データの作成、立替経費の記帳を任せられます。
社員が立て替えた経費は、精算するまで会社が社員に払う義務のあるお金なので、帳簿では未払金として記帳し、精算した日に消します。領収書の日付、金額、支払先、何に使ったかを確かめ、科目を決めて記帳するところまでを代行の会社が行います。仕訳の科目の決め方は仕訳のルールで取り上げています。
立替経費は月ごとにどう締めるか？
月末を締め日にし、締め日までに使った経費の領収書を翌月の決まった日までに出してもらい、その月の給与日などにまとめて精算します。
締め日を決めずに出た順に精算すると、振込の回数が増え、月次決算の時点で精算されていない経費が残ります。締め日、領収書を出す期日、精算する日の3つを社内の決まりにして社員に知らせます。期日を過ぎた領収書は翌月の精算に回す、と決めておくと、締めの日程がずれません。
領収書はどうやって出してもらうか？
社員がスマホで領収書を撮影し、日付、金額、使った目的を添えて、決まった場所に入れる形にします。
紙の領収書を封筒に入れて集める方法では、届くまで中身を確かめられず、月末に作業が集まります。経費精算のアプリや共有フォルダに写真で入れてもらうと、代行の会社が受け取った日に確かめられます。交通費のように領収書が出ない経費は、日付、区間、金額を書いた申請で受け付けます。紙の領収書の保存の方法は、顧問税理士と確かめておきます。
社内に残る作業は何か？
経費を使ってよいかの承認と、精算額の振込の承認と実行は、社内に残ります。
代行の会社は、領収書と申請の内容が合っているか、金額や日付に誤りがないかを確かめます。その経費が仕事に必要だったかを決めるのは、社員の仕事を見ている社長や上長です。承認が済んだものを代行の会社が集計し、振込データを作り、社長が承認して振り込みます。経理の仕事のうち社内に残すものと外に出せるものは経理担当の仕事内容にあります。振込の承認を社長に残す理由は支払業務の代行 振込データの作成は任せ、承認は社長に残すで説明しています。
経費精算のご相談
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