店舗や工事の現場、配送の拠点が中心の会社が経理と事務をBPO（業務の外部委託）した方がいい理由は3つあります。毎月の試算表が早くそろうこと、手順書で作業するので担当者の退職や交代があっても月次の締めが遅れないこと、社長が売上をつくる仕事に時間を使えることです。拠点が増えるほど、領収書や伝票を集めて数字をまとめる手間が増え、社内の誰か一人に経理が集まりやすくなります。
この記事の要点
- 拠点ごとに分かれた売上、仕入れ、経費の書類を決まった手順で集めて処理すると、翌月の早い時期に試算表がそろいます
- 作業を手順書にもとづいて行うため、社内の担当者が退職しても、引き継ぎで数か月止まることがありません
- 経理と事務の作業を社外に任せると、社長と現場の責任者が店舗や現場の仕事に時間を使えます
店舗・現場が中心の会社で経理が遅れやすい理由
店舗や現場が中心の会社では、売上の記録、仕入れの納品書、経費の領収書が、店舗や現場ごとに分かれて発生します。店長や現場の責任者が本来の仕事の合間に書類をまとめて本社に送り、本社の経理担当者がそれを待って処理します。書類がそろうまで締められないため、試算表ができるのが翌々月になることもあります。
経理の担当者が1人の会社では、その人が休んだり辞めたりすると、処理の方法が分からず作業が止まります。担当者が辞めた時に止まる仕事は「経理担当が1人の会社で、その人が辞めた時に止まる仕事」で取り上げています。
業種ごとに書類が集まりにくい場面
飲食店・小売店、建設業、運送業では、書類が店舗や現場、車両ごとに分かれて出るため、本社に集まるまでに時間がかかります。
飲食店・小売店
飲食店や小売店では、毎日のレジ締めの記録、食材や商品の納品書、店舗で立て替えた経費の領収書が、店舗ごとに発生します。キャッシュレス決済の入金明細は決済会社ごとに分かれ、売上の記録と入金の照合にも時間がかかります。
建設業
建設業では、材料費や外注費を工事ごとに分けて記録する必要があります。現場の責任者が材料の納品書や外注先の請求書をまとめて送るまで、工事ごとの原価が分かりません。工事の途中で原価が見えないと、利益が出ている工事と赤字の工事の区別が決算まで分からないことがあります。
運送業
運送業では、燃料や高速道路の利用料がカードの明細で届き、車両ごとの経費に分ける作業が毎月発生します。運賃の請求も荷主ごとに締め日が違うため、請求書の作成と入金の確認が月末に集中します。
どの業種でも、書類が拠点から本社に届くまでの日数が、月次の締めの遅れにつながります。現場の担当者は本来の仕事を優先するため、書類を送る作業は後回しになりやすく、経理の担当者が拠点ごとに督促と確認の工数も毎月かかります。書類を集める日と送り方を決め、届いた書類から順に処理する流れを作ると、締めの遅れを減らせます。
経理と事務をBPOした方がいい3つの理由
経理と事務をBPOすると、試算表が早くそろい、手順書で属人化を防げて、社長が売上づくりに時間を使えます。
1. 試算表が早くそろう
BPOでは、どの拠点の書類を、いつまでに、どの方法で送るかを最初に決めます。書類の集め方が決まると、締めの日に処理を始められます。当社の経理BPOでは、翌月の第10営業日までに試算表をお渡しします。前月の数字が翌月の前半に分かれば、店舗ごとの売上と経費を見て、仕入れの量や人員の配置を次の月のうちに見直せます。月次の締めが遅れる会社で決まっていないことは「月次の締めが遅れる会社で決まっていない3つのこと」をご覧ください。
2. 手順書で属人化を防ぐ
社内の経理担当者に任せていると、処理の方法がその人の頭の中にだけ残ることがあります。当社の経理BPOでは、引き継ぎの初月に貴社の経理の手順書を作り、当社の担当者が交代しても同じ手順書で作業します。後任の採用と引き継ぎに数か月かかる、という状態を避けられます。
3. 社長が売上づくりに時間を使える
経理担当者がいない会社では、社長が営業時間外に領収書を整理し、請求書を作り、支払いを確認していることがあります。店舗や現場の責任者が事務を兼ねている会社も同じです。経理と事務を社外に任せると、その時間を、営業、店舗の運営、人材の育成に使えます。請求書の作成や入金の確認、支払いの準備のような事務も、経理とあわせて任せると、社内に残る作業は書類を送ることと支払いの承認になります。経理と総務、営業事務のどこから外部に任せるかは「事務BPOとは？」で取り上げています。
金融機関に出す数字も早くそろう
店舗や車両、機械への投資で借入がある会社では、金融機関から試算表の提出を求められることがあります。試算表が翌月の早い時期にそろっていれば、求められた時にすぐ出せます。当社の経理BPOでは、金融機関が見る点を押さえた試算表をお渡しし、顧問税理士との連携も行います。経理BPOと経理代行、記帳代行の違いは「経理BPOとは？」で取り上げています。
店舗・現場が中心の会社の経理のご相談
当社の経理BPOは、記帳から月次の締めまでを決まった手順で引き受け、翌月の第10営業日までに試算表をお渡しします。融資の可否をお約束するものではありません。サービスの内容は経理BPOのページで紹介しています。
